Не получается подписать документ Microsoft Office. Как подписать электронной подписью документы word и pdf Как добавить цифровую подпись

Впервые, за долгие годы мне пришлось использовать в своей текстовой работе в Ворде цифровую подпись. Если бы не срочная надобность, я бы никогда не узнал о наличии такой возможности. Microsoft Word использую примерно 10 лет и никогда не сталкивался с ЭЦП (электронная цифровая подпись). Пришлось проходиться по всем опциям документа. После 15 минут поиска я нашел функцию, чтобы сделать подпись в Ворде. Теперь поделюсь и с вами.

Поставить цифровую подпись в Word можно в любом месте документа. Для этого нужно активировать необходимую зону курсором мыши, и после этого переходить к выполнению ниже указанных мною действий.

Способ 2. Как вставить подпись в документе Ворд

Более наглядно этот процесс показан в этом видеоролике:

Делаем подпись в Microsoft Word 2010

1. Теперь, что касается Microsoft Office
2. Выбираем опцию «Файл», затем жмем на «Сведения».
3. Отмечаем вкладку «Добавить цифровую подпись».
4. После этого нужно выбрать сертификат подписи и подтвердить свой выбор.
5. Все, подпись появиться на документе Ворд 2010.

Есть и второй вариант сделать подпись в Word 2010

1. Переходим во вкладку «Вставка», затем в панели быстрого доступа выбираем значок «Строка подписи Microsoft Office».
2. Поле чего, откроется окно настройки подписи. В него необходимо ввести свои инициалы, должность и адрес электронной почты.
3. Далее жмем «Ok» и ЭЦП появляется на документе.

Подробно рассмотреть этот процесс вы можете в этом видеоролике.

Для людей, не имеющих опыта работы с электронной цифровой подписью, мы подготовили инструкцию «как подписать документ ». На самом деле это очень простая процедура, которая заключается в паре нажатий на кнопку мыши.

Все владельцы ЭЦП имеют специальные сгенерированные ключи: открытый и закрытый. Все эти ключи зарегистрированы в Удостоверяющем центре и надежно защищены. В первую очередь для того чтобы подписывать документы с помощью своей ЭЦП, вам необходимо подготовить свой ПК, установив на него следующее ПО:

О том, как установить и настроить программное обеспечение вы можете прочесть в отдельной инструкции.

Сам процесс подписи документа зависит от того, в какой программе он создан (т.е. его формат). Для примера рассмотрим самый популярный текстовый редактор MS Word.

Если вы подписываете документы впервые, рекомендуем убедиться, что у вас установлена последняя версия Крипто-ПРО. Сделать это можно открыв программу в Панели управления и перейдя во вкладку «Общее». На момент написания данной инструкции последняя версия Крипто-ПРО 3.9.

Как подписать документ ЭЦП в Word 2003

Открываем нужный документ, переходим:

«Сервис» - «Параметры» - «Безопасность» - вкладка «Цифровые подписи» и «Сертификат» - нажимаем кнопку «ОК ».

Обратите внимание, перед тем как подписывать документ, его нужно сохранить.
Документ возможно подписать только при условии, что ваш сертификат находится в Личных (см. статью по установке сертификата)

Как подписать документ ЭЦП в Word 2007

В 2007 версии редактора используем следующий алгоритм:

Круглая кнопка в левом верхнем углу «Office» – «Подготовить» - «Добавить цифровую подпись» , далее если необходимо прописываем цель подписания документа (необязательно), выбираем соответствующую подпись из списка, нажимаем «Подписать ».

То, что документ имеет цифровую подпись, подтверждает небольшая красная эмблема на нижней панели и соответствующая надпись при наведении на нее курсора. Также после подписания, пропадает возможность редактировать документ, чтобы внести изменения в файл, необходимо удалить подпись.

Как подписать документ ЭЦП в Word 2010

В MS Word 2010 выполняем такие шаги:

«Файл» - «Сведения» - «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)»

Если последний пункт у вас отсутствует, значит у вас не установлены Crypto Pro и/или КриптоПро Office Signature.

В окне добавления цифровой подписи по аналогии с 7-ой версией Word, указываем цель подписания, выбираем сертификат и наживаем «Подписать »

Как подписать ЭЦП файл PDF

Иногда возникает потребность подписать цифровой подписью файлы в формате.pdf. Делается это также просто как и с другими файлами.

Для подписания документов PDF был разработан программный продукт «Крипто-ПРО PDF». Это специальный модуль для работы с файлами в формате Adobe Reader и Acrobat.

Программный продукт «Крипто-ПРО PDF» разработан с интерфейсом Adobe System Inc, что позволяет использовать Adobe Acrobat, Reader и LiveCycle ES для подписания pdf файлов электронной цифровой подписью прямо в программе по аналогии с MS Word.

• корпоративный и отраслевой ЭДО;
• подача обращений в арбитражный суд;
• удаленная подача отчетности в госорганы, например, в Федеральную налоговую службу РФ или Пенсионный фонд;
• отправка информации в госсистемы: , ЕАИС, ЕСИА и др.;
• участие в онлайн-торгах.

ЭП упрощает и ускоряет процесс обмена данными, повышает уровень защиты информации, снижает издержки на бумагу, услуги курьеров и почтовую доставку. Чтобы использовать в разных видах документооборота, обратитесь в и приобретите сертификат ЭП, который будет подтверждать ваше авторство на заверенных онлайн-формах. Электронно-цифровой идентификатор можно создавать в таблицах, текстовых и графических файлах.

• Как подписать вордовский документ электронной подписью в КриптоПро CSP

  Перед тем как подписать ЭЦП документ Ворд (Word), рекомендуется произвести соответствующие настройки ПК:

  1. Поставить на ПК или 5.0. СКЗИ принимает непосредственное участие в генерации ЭЦП - получает доступ к закрытому ключу и преобразовывает информацию при помощи алгоритмов криптошифрования. Дистрибутив для скачивания размещен в открытом доступе на сайте ООО «КРИПТО-ПРО» . По истечении пробного периода (90 дней) пользователю необходимо приобрести годовую или бессрочную лицензию на каждый ПК, где используется ЦП.
  2. Инсталлировать драйверы для ключевых носителей, пользуясь подсказками Установщика. Драйверы доступны для бесплатной загрузки на сайте компании.
  3. Сохранить на ПК личный и корневой сертификаты, полученные в УЦ. Они добавляются через CryptoPro в папку «Корень консоли»: корневой - в «Доверенные», а личный СКПЭП - в папку «Личное».
  4. Настроить браузер для работы с КЭП на интернет-ресурсах: установить бесплатный плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in и скачать расширение (чтобы веб-обозреватель не препятствовал сайту получать доступ к данным). Также рекомендуется добавить онлайн-сервисы, которые принимают от вас документацию, в каталог надежных узлов.

  Теперь подробно рассмотрим все способы, как подписать документ Ворд посредством ЭЦП.

  1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
  2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
  3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

  Как подписать вордовский документ электронной подписью

  На рынке криптографических утилит представлен большой выбор продуктов для заверки текстовой информации в формате.docx в разных версиях MS Office. Веб-компоненты MS Office 365 не поддерживают функциональность электронного атрибута, для остальных релизов, начиная с v.2003, можно подобрать оптимальный продукт для реализации функций ЭП.

  Подпись бывает прикрепленной - присоединяется к пакету данных, или открепленной - в отдельной форме. Все способы, как подписать документ World электронной цифровой подписью:

  1. В самом приложении (через специальный плагин или без него).
  2. В КриптоАРМ или в другом вспомогательном ПО.
  3. В веб-сервисах, например, Крипто.Контур.

  Чтобы у адресата не было проблем с просмотром файла, рекомендуется создавать его в той же версии Word. Как правило, госорганы, принимающие отчетность в онлайн-режиме, указывают версию текстового процессора в требованиях. Независимо от используемых средств для заверки, на ПК обязательно должен стоять криптопровайдер.

  Как поставить электронную подпись на документ Word без программ

  В сборках Word 2003 и 2007 предусмотрена возможность генерации ЭП в самом приложении без использования отдельных программ и плагинов. Проблема этих версий состоит в том, что они уже устарели и почти нигде не применяются. Если у адресата стоит более поздний релиз ПО, подпись не отобразится, поэтому заранее согласуйте версию создания файла. Для проверки КЭП адресату также необходимо инсталлировать на ПК СКЗИ актуальной сборки (4.0 или 5.0). Порядок подписи документа ЭЦП в Ворде 2003 включает следующие шаги:

  1. В контекстном меню выберите опцию «Параметры».
  2. Перейдите на страницу «Безопасность» и щелкните по клавише «ЦП» - откроется список сертификатов, загруженных в реестр.
  3. Найдите в списке нужный СКПЭП и нажмите «ОК».
  4. Введите пароль от контейнера выбранного сертификата и подтвердите операцию клавишей «ОК».

  Для версии пакета приложений 2007 порядок действий аналогичен, только вначале на боковой панели необходимо выбрать команду «Подготовить» и пункт «Добавить ЦП». В нижней части страницы отобразится значок, подтверждающий наличие идентификатора.

  Если в файл вносятся правки, ЦП пропадает, и потребуется повторная заверка по описанному выше алгоритму. Для v. 2010-2019 такой вариант не подойдет. Придется задействовать специальный плагин, о котором поговорим ниже.

  • Как подписать документ Ворд электронной подписью в КриптоПро Office Signature

    Плагин позволяет подписывать пакеты данных напрямую из приложения Ворд без установки отдельного софта. Этот модуль актуален для любых версий текстового процессора, кроме 2003. В v. 2007 можно работать как с плагином, так и без него (алгоритм описан ранее), в v. 2010-2019 - только с плагином.

    Office Signature не является самостоятельным , а применяется только в качестве дополняющего компонента, расширяющего возможности MS Office. Утилиту можно бесплатно скачать на сайте cryptopro.ru . В течение первых 90 дней действует демо-период, по окончании которого необходимо купить лицензию и ввести лицензионный номер в настройках: меню «Пуск» → «КРИПТО-ПРО» → «CryptoPro Office Signature» → «Все задачи» → «Серийный номер».

    Ниже рассмотрим, как посредством плагина подписать электронной подписью документ на примере Word 2010.

    Подберем подходящий вид ЭЦП для вашего бизнеса за 5 минут!

    Оставьте заявку и получите консультацию.

    Как подписать электронной цифровой подписью документ Word 2010

    1. Скачайте программу и зайдите в ОС под правами администратора.
    2. Установите ПО, следуя подсказкам Мастера установки. При первичной инсталляции по умолчанию активируется 14-дневный демо-период сборки «Стандарт Плюс» или «Терминал». По окончании ознакомительного периода автоматически включается режим «Старт», и система предлагает купить лицензию .

    При каждом запуске всплывает окно с предложением установить лицензию. Подтвердите согласие на установку клавишей «Перейти» и введите серийный номер. ПО позволяет заверять и зашифровывать одновременно несколько документов с любым расширением.

    Как подписать ЭЦП документ Word в КриптоАрм:

    
    

    На следующей стадии всплывет окно с уведомлением о том, что все данные для формирования ЭЦП собраны. Сохраните информацию в профиль, чтобы в дальнейшем при визировании файлов ЭП загружалась автоматически, и завершите операцию кнопкой «Готово».

    Если все сделано правильно, система сообщит пользователю, что форма успешно завизирована и сохранена в выбранном месте. Открепленная ЦП генерируется в отдельном документе с расширением.sig. Если переименовывать цифровую форму и файл после заверки, КЭП станет неактуальной и файл придется визировать заново.

    Подпись документа ЭЦП в Ворде через Крипто Контур

    Crypto.Kontur - один из самых востребованных веб-сервисов для заверки цифровых файлов. Приложение от «СКБ Контур» позволяет визировать цифровые формы с расширением.pdf, .doc, .xml, но по размерам есть ограничения - до 100 Мб. Еще один минус онлайн-сервиса - возможность формировать только отсоединенные КЭЦП. Преимуществ у Крипто Контур значительно больше:

    • реализация всех функций КЭП: создание, зашифровка, проверка подлинности и дешифрование;
    • полная совместимость с ;
    • в веб-сервисе можно работать бесплатно сразу после авторизации на сайте ;
    • обмен данными без установки на ПК вспомогательных программ и плагинов;
    • проверка достоверности сертификатов от любых УЦ.

    Получатель письма сможет открыть пакет данных и подтвердить подлинность идентификатора в Крипто Контур или любом другом приложении. Для создания ЭЦП авторизуйтесь в онлайн-сервисе и пройдите несколько простых шагов:

    1. В ЛК войдите в раздел «Создание ЭП».
    2. Выберите цифровую форму, которую требуется заверить, и СКПЭП.
    3. Щелкните по клавише «Подписать».

    Онлайн-сервис сохраняет отдельный файл КЭП в папку с завизированным документом с таким же названием и форматом.sig. Архив с информацией хранится на сервере системы. Владелец СКПЭП может отправить адресату пакет данных в виде ссылки, полученной с сервера в личном аккаунте.

    Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Использование электронной цифровой подписи позволяет заверять любой тип документов. Ее удобство в том, что ЭЦП гарантирует неизменность подписанной информации, устанавливает авторство и защищает содержимое ЭД от несанкционированного доступа третьих лиц. Заверить документ с помощью ЭЦП можно в КриптоПро, специальных приложениях для подписания файлов или через онлайн-сервисы. От выбранного способа будет зависеть доступность дополнительных функций, возможность формирования усовершенствованной подписи или создание отсоединенной ЭЦП.

Надежность квалифицированной электронной подписи объясняют криптографические процессы и функции хэширования. В процессе подписания и проверки используются сложные личные и открытые ключи, а также сертификаты открытого ключа.

Личный или закрытый ключ формируется через датчик случайных чисел и используется для подписания документов. А открытый - вычисляется из закрытого и применяется для проверки принадлежности подписи владельцу. Закрытый ключ работает только в паре с открытым, а хранить его необходимо в тайне от третьих лиц.

Если личный ключ был скомпрометирован, то необходимо обратить в УЦ, написать заявку о признании сертификата недействительным и о перевыпуске ЭЦП. Иначе ключ может быть использован для причинения материального или иного ущерба владельцу ЭП и контрагентам.

Подписание документов ЭЦП не изменяет содержимое файла, но добавляет новый блок данных. Этот блок и является электронной подписью. Сложность процесса гарантирует неизменность информации: если после подписания документ был изменен, то исправления будут видны и в отпечатке, что отразиться на проверке ЭЦП.

Заверенный документ можно отправить по электронной почте как письмо, передать через цифровой носитель или через специальные программы.

После того, как сформирована ЭЦП, редактирование файла подписанного документа невозможно. Если попытаться отредактировать текст или внести изменения в заверенный архив, то все ЭП удаляются, а при проверке будет выходить ошибка.

Что необходимо для работы с ЭЦП

Чтобы подписать документ электронной подписью пользователь должен иметь:

• сформированный и проверенный файл, который необходимо заверить;
• сертификат электронной подписи с неистекшим сроком годности;
• средства ЭП (комплекс программных средств, настроенный криптопровайдер и браузер);
• средства для создания электронной подписи.

К программам для создания ЭП относят плагины для MC Office и PDF, отдельные программы (КриптоАрм) или онлайн-сервисы. Часть из них дает возможность подписать документа бесплатно, часть имеет ограниченный бесплатный функционал, а некоторые доступны только после покупки.

Подписание документов MS Office

Подписать документы формата word и excel можно двумя способами:

• через плагин для ПО;
• через добавление подписи.

Подписать файл эцп напрямую быстрее и удобнее. Для этого нужно:

• через меню «Файл» - «Сведения» выбрать «Добавить ЭП»;

• выбрать ЭЦП, при необходимости добавить комментарий, и подтвердить действие нажатием кнопки «Подписать».

При отсутствии ошибок появится сообщение об успешно выполненной операции.

Через плагин Office Signature

Как ставить подпись в электронном документе через специальный плагин:

• в меню выбрать «Файл», затем - «Добавить ЭЦП»;

• выбрать нужную подпись, заполнить поле «Комментарий» и нажать «Подписать».

Если все сделано правильно и в системе не обнаружены ошибки, то появится сообщение об успешном подписании документов.

Подписание PDF документов

Подписать ЭЦП можно и документы формата PDF. Это могут быть сканы, презентации, иллюстрации, текстовая и проектная документация, таблицы.

Как подписать скан документа ЭЦП:

• в выбранном PDF-файле открыть «Инструменты» и «Сертификаты»;

• нажать «Поставить ЭП» и выбрать область, куда нужно поставить подпись на электронном документе;

• в новом окне необходимо выбрать цифровое удостоверение и нажать «Продолжить»;

• откроется новое рабочее окно с предварительным просмотром электронной печати и подписи;

• если все верно, то нужно нажать «Подписать».

При отсутствии ошибок система выдаст сообщение об успешном заверении документа цифровой подписью.

Подписание при помощи специального ПО

Документы можно подписывать также через специальное программное обеспечение - КриптоАрм или ViPNet CryptoFile. Сервисы различаются функциональностью и способом установки, однако позволяют получить заверенное и зашифрованное сообщение.

КриптоАрм

Продукт КриптоАрм создан для проверки электронных ключей, шифрования и расшифрования данных, для работы с криптопровайдерами с использованием криптоалгоритмов, отвечающих требованиям ФСБ РФ. Бесплатно пользователь может получить только стартовую версию, которая может ставить или проверять подписи на документах в формате пдф, Word, Excel и т.д.

Базовая и стандартная версии программы приобретаются за дополнительную плату, и обладают такими функциями, как:

• создание и проверка корректности ЭП;
• расшифрование и шифрование файлов произвольного формата;
• поддержка модуля усовершенствованной подписи и т.д.

Как ставить подпись в электронном документе при помощи КриптоАрм:

• открыть программу и выбрать «Подписать»;

• после ознакомления с инструкцией нажать «Далее»;

• затем нажать «Выбор файла» и «Далее»;

• после выбора электронного документа нужно еще раз нажать «Далее»;

• в новом окне «Выходной формат» можно оставить кодировку в исходном значении, а можно поменять под нужные требования. Программа для подписи может сохранить файл в любом удобном формате;

• в «Параметрах» пользователь может выбрать отсоединенную или присоединенную ЭП, добавить комментарий или свойство. Затем нажать «Далее»;

• следующий шаг - выбор нужного сертификата;

• в завершение открывается окно с описанием данных. Профиль лучше сохранить, если по шаблону будет подписано несколько документов.

Нажать «Готово». Система выдаст сообщение об успешном подписании файла.

ViPNet CryptoFile

Еще одно удобное приложение, позволяющее заверять документы, это ViPNet CryptoFile. С помощью программы можно подписать архив, поставить эцп на договорах, изображениях, таблицах, текстовых файлах и т.д.

Программа бесплатная, а ключ регистрации приходит на указанный электронный адрес. Минус использования сервиса - возможность добавления только одной ЭП.

Как подписать документ ЭЦП при помощи ViPNet CryptoFile:

• в главном списке выбрать нужный документ;

• правой кнопкой мыши вызывать меню, где выбрать «Подписать».

Подпись формируется автоматически, и на выходе получается новый файл с расширением.sig.

Использование веб-сервисов

Для того чтобы подписать ЭД необязательно приобретать программное обеспечение или плагины. Можно воспользоваться одним из онлайн-сервисов. Например, Крипто Контур (https://crypto.kontur.ru/). Сервис бесплатный, и позволяет проверить и создать ЭП. Контур от КриптоПро также может расшифровать и зашифровать электронный файл. Еще один плюс работы - возможность подписать договор в любом формате, пакет файлов или целый архив.

Сервис становится доступным для работы после простой регистрации и автоматической установки на ПК для выполнения криптографических преобразований. Сервис имеет понятный и удобный интерфейс, а чтобы подписать файл нужно:

• загрузить документ, который необходимо заверить ЭП;
• выбрать один из доступных сертификатов;
• создать файл ЭП;
• нажать «Подписать». Сервис автоматически создаст папку с оригинальным и подписанным файлом (расширение.sig);
• при необходимости скачать с сервера папку с ЭД.

Отправка подписанного ЭД возможна также напрямую с сервера. В этом случае адресат получается ссылку на папку, сохраненную в Крипто Контур. Скачанную папку (оригинал ЭД, файл с подписью, сертификат ЭП и инструкция по проверке ЭЦП) можно отправить через любую почтовую систему.

Сравнение ПО для создания ЭЦП

Программы для создания и проверки ЭП различаются возможностями, стоимостью, принципом работы. Преимущества и недостатки сервисов удобно оценить в специальной таблице сравнения ПО.

С электронной цифровой подписью могут работать как физические, так и юридические лица. Ее использование наделяет ЭД юридической силой и приравнивает его к бумажному. Для работы с ЭП необходимо иметь криптопровайдер и средства ЭЦП. К ним относят закрытый и открытый ключ и специальное ПО. Подписание документов возможно через отдельные плагины для MS Office и Adobe Systems, а также через отдельные программы (КриптоАрм или CryptoFile) или через онлайн-сервисы. Формирование ЭП и получение заверенного файла происходит в несколько простых шагов вне зависимости от выбранного вида средств ЭЦП. Однако наличие определенных функций, поддерживаемые форматы и даже допустимый объем заверяемого документа уже зависят от типа и версии ПО.

Подписывание файлов с применением электронно-цифровой подписи стало для предпринимателей привычным делом. Но все же у многих новичков возникает вопрос, как подписать вордовский документ ЭЦП. Чаще всего, когда приходится работать с ЭЦП, мы сталкиваемся с MS Office. Но для начала стоит разобраться, что представляет собой этот элемент в компьютерных документах.

Данное понятие включает в себя виртуальный объект, с помощью которого можно установить личность автора, который его создал. Соответственно, он помогает убедиться в достоверности и целостности цифрового файла. В зависимости от того, какую ЭЦП вы используете, с помощью этого современного средства защиты авторства у вас будет также возможность отслеживать последующие изменения в содержании отчета. Именно поэтому стоит знать, как сделать электронную подпись в ворде.

Электронная заверка в качестве стандартной процедуры

Прежде чем разбираться с тем, как подписать ЭЦП документ Word, стоит для начала его создать. После чего последует создание строки подписи, и лишь после этого – появится сама подпись.

В зависимости от того, какое программное обеспечения вами используется, сам процесс подписания файла ворд может иметь некоторые отличия, но суть останется то же. Рассмотрим последовательность действий, которая рекомендуется для версии программы 2007 года.

Чтобы произвести добавление необходимой строчки в Microsoft Office, нужно:

1. Переместить курсор таким образом, чтобы он находился в том месте, куда нужно вставить строку, содержащую ваш компьютерный автограф.
2. Открыть окошко «Вставка» и нажать на группу «Текст». После этого курсор наводится рядом с графой меню «Строка подписи». Следует выбрать и кликнуть на «Строка подписи Microsoft Word».
3. После этого вам понадобится произвести настройки в открывшемся окне, то есть указать сведения о личности, которая подписывает файл.
4. В случае необходимости вам может понадобиться создание еще одной строчки для указания дополнительной подписи (при этом придерживайтесь вышеперечисленных пунктов).

Отдельный случай: визирование строки

Чтобы осуществить подписание строчки, вам понадобится выделять непосредственно строку ввода цифровой подписи. Чтобы осуществить такое действие, как подписать электронный документ ЭЦП, вам следует открыть окно «Подпись» и осуществить какое-либо из дальнейших действий:

• Выбрать нужное имя рядом с обозначением Х.
• Также при нажатии функции «Выбрать рисунок» вы сможете применить изображение своей ЭЦП.
• При условии того, что вы используете планшетный компьютер, у вас будет возможность добавить рукописное подписание.
• Если у вас установлено специальное программное обеспечение для цифровых подписей, вы можете просто кликнуть на клавишу «Подписать».
• Если вам интересно, как еще можно подписать электронной подписью документ Word, вы должны знать о еще одном варианте. Вы можете стать создателем невидимой подписи, которая не будет отображаться. Но, если вы откроете строку «Подпись», которая находится внизу экрана на строке состояния, то она будет отображаться.

Кроме информации о том, как поставить подпись в документе электронном, нужно знать о специально для этого разработанном программном обеспечении, задачей которого является контроль сертификатов цифрового типа и осуществление криптоопераций. Подобное программное обеспечение способно облегчить процесс подписания файлов с помощью цифрового росчерка. Преимущество данной программы в том, что с ее помощью можно подписывать фалы различного формата, а также архивы или пакеты файлов. Ее помощью возможно также проставление усиленной и дополнительной ЭЦП.